Con el fin de la pandemia a la vista o, al menos, la mejora en los datos de contagios, parece que las reuniones en persona van a ir volviendo progresivamente. Cierto que son numerosas las compañías que van a seguir permitiendo el teletrabajo, pero parece que la mayoría van a imponer un modelo híbrido, con al menos el 50% del tiempo en la oficina -es el caso de Apple y Google, por ejemplo-. Siendo así, las reuniones in situ volverán a ser comunes, así que más vale estar preparado.
Las que siguen son cinco cuestiones que conviene tener en mente para que la vuelta de las reuniones cara a cara vaya lo mejor posible.
Ten un plan de salud bien preparado
Es imprescindible tener en cuenta las restricciones de los gobiernos por Covid-19 para saber cuales son las medidas que debes respetar. ¿Cómo minimizarás el riesgo de transmisión entre los asistentes? ¿Cómo gestionarás los desplazamientos de los asistentes para asegurar la distancia de seguridad? ¿Cómo se organizarán las comidas y las pausas?
Elige a tus proveedores con sabiduría
Organizar un evento o reunión requiere trabajar con numerosos proveedores: líneas aéreas y otros medios de transporte, hoteles, agencias de catering… Además, con el auge de la digitalización y de los eventos híbridos, han surgido más jugadores, como las plataformas de gestión de eventos o los proveedores audiovisuales y tecnológicos. Es importante integrarlos también en tu estrategia.
Céntrate primero en las pequeñas reuniones
Al ir desapareciendo las restricciones gradualmente, las reuniones pequeñas y locales serán las primeras en celebrarse de nuevo. Por eso es tan importante tenerlas también en cuenta: se da la paradoja de que las empresas están bien preparadas para los grandes eventos y sin embargo los empleados carecen de guías para las cotidianas pequeñas reuniones.
Aprovecha las ventajas de las reuniones híbridas
Las reuniones híbridas no son nuevas, pero serán un componente clave de los eventos corporativos a largo plazo, incluso después de que las restricciones se levanten. Aprovéchalos: ofrecen lo mejor de ambas vertientes. Puedes tener la interacción que favorece el encuentro in situ pero también contar con invitados gracias a la tecnología, lo que permite ahorrar gastos -además de ser bastante más ecológico-.
No pierdas de vista la sostenibilidad
No olvidemos que el principal reto de la humanidad sigue siendo detener el cambio climático, así que, además de asegurar la seguridad de los asistentes, debemos tener en cuenta que los eventos sean sostenibles.
